La presente Policy di Whistleblowing stabilisce la procedura per effettuare una segnalazione per effettuare una Segnalazione relativa a Violazioni, le linee guida per gestirle le Segnalazioni e gli standard di protezione per i Segnalanti, i Facilitatori e le Persone Correlate. La Policy garantisce inoltre i principi di riservatezza, protezione dell’anonimato e divieto di ritorsione.
Le “Segnalazioni” oggetto di questa Policy indicano la comunicazione, attraverso la procedura esposta nei paragrafi seguenti, di informazioni su Violazioni.
Le «violazioni» consistono in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno (comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato).
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
I “Destinatari” della Policy sono persone fisiche che hanno ottenuto direttamente o indirettamente informazioni in merito a Violazioni rientranti nelle seguenti categorie:
- lavoratori subordinati di Justlex Italia s.t.a.p.a.;
- lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
- collaboratori, liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
- volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di mero fatto, presso la Società.
Un “Segnalante” è qualsiasi Destinatario che presenti una segnalazione.
La “Persona Segnalata” è l’autore o il presunto autore della Violazione.
Il “Gestore delle Segnalazioni” è la persona incaricata di gestire la Segnalazione ricevuta, in base ai canali definiti nel paragrafo 4.1.
I “Facilitatori” sono le persone fisiche che assistono un Segnalante nella procedura di Segnalazione, collegate a quest’ultimo da un legame lavorativo.
Le “Persone Correlate” sono persone fisiche che hanno una relazione personale o lavorativa con il Segnalante.
Justlex Italia s.t.a.p.a. si impegna a rispettare i seguenti principi generali nella gestione del processo di Whistleblowing e richiede che i Segnalanti e le altre persone coinvolte li rispettino per quanto di competenza:
- riservatezza: Justlex Italia s.t.a.p.a. garantisce la riservatezza dei Segnalanti, delle Segnalazioni e delle informazioni contenute al loro interno;
- proporzionalità: le indagini condotte dalla Società sono adeguate, necessarie e commisurate per raggiungere lo scopo delle stesse;
- imparzialità: l’analisi e il trattamento delle Segnalazioni vengono eseguiti senza soggettività, indipendentemente dalle opinioni e dagli interessi delle persone responsabili della loro gestione;
- buona fede: le tutele al Segnalante sono applicabili anche nei casi in cui la Segnalazione si riveli infondata, qualora sia stata fatta in buona fede (ovvero il Segnalante aveva motivi fondati di ritenere che le informazioni relative alle Violazioni fossero vere al momento della Segnalazione e che le informazioni rientrassero nell’ambito della Policy); nessun Segnalante può approfittare di tali tutele per evitare una sanzione disciplinare a proprio carico.
Un segnalante può presentare una Segnalazione attraverso il canale https://justlex.segnalazioni.net
Il canale elettronico è progettato e gestito in modo sicuro, al fine di impedire l’accesso alle informazioni da parte di personale non autorizzato e di garantire che l’identità del Segnalatore e delle altre persone coinvolte nelle indagini rimanga riservata.
Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili affinché il o i soggetti destinatari possano procedere alle verifiche ed agli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione.
Il segnalante dovrà riportare nella segnalazione le seguenti informazioni:
- descrizione della condotta illecita;
- identità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione di qualifica/funzione/ruolo svolto;
- chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- qualora conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
- qualora conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati,
- eventuali ulteriori soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- eventuali ulteriori documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni ulteriore informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Oggetto della segnalazione sono le condotte illecite di cui il whistleblower sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro o cdi altra natura, ossia a causa o in occasione dello stesso.
Si deve trattare, dunque, di fatti accaduti all’interno della Justlex Italia s.t.a.p.a. o comunque relativi ad essa.
Non sono prese in considerazione le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.
La Segnalazione può essere inviata anche in forma anonima.
La Segnalazione verrà gestita dall’Organismo di Vigilanza (“OdV”) istituito dalla Società ai sensi del D. Lgs. 213/2001.
L’O.d.V. in caso di segnalazione ha il compito di effettuare una valutazione completa circa la fondatezza delle circostanze rappresentate dal whistleblower nella segnalazione nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.
A tal fine, può richiedere l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. Di tali incontri va tenuta traccia, conservata in modo riservato.
Qualora dall’esito della verifica la segnalazione risulti non manifestamente infondata l’OdV. provvede a:
a) trasmettere la segnalazione alle funzioni aziendali interessate, per l’acquisizione di elementi istruttori,
b) trasmettere la segnalazione all’Amministratore Unico;
c) inoltrare la segnalazione alle funzioni competenti per i profili di responsabilità disciplinare, se esistenti.
L’OdV. trasmette la segnalazione ai soggetti, così come sopra indicati, priva di tutte quelle informazioni/dati da cui sia possibile desumere l’identità del segnalante. Tutti i soggetti che vengono a conoscenza della segnalazione sono tenuti alla riservatezza e all’obbligo di non divulgare quanto venuto a loro conoscenza, se non nell’ambito delle indagini giudiziarie.
L’OdV. evidenzierà che si tratta di una segnalazione pervenuta da un soggetto al quale l’ordinamento riconosce una tutela rafforzata della riservatezza così come prevede la normativa vigente.
L’identità del whisteblower viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa. L’identità del whistleblower può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a gestire le segnalazioni solo nei casi in cui:
- vi sia il consenso espresso del segnalante;
- allo stesso venga dato avviso mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione della sua identità e dei dati riservati.
Tutti i soggetti che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante.
Nei confronti del Segnalante che effettua una segnalazione non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria (es. azioni disciplinari ingiustificate, molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili) diretta o indiretta, che cagioni nei suoi confronti un danno ingiusto per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.
Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione all’OdV., che, valutata tempestivamente la sussistenza degli elementi, potrà segnalare l’ipotesi di discriminazione:
- all’Amministratore Unico, il quale valuta tempestivamente l’opportunità e/o necessità di adottare tutti gli atti o i provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione e la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti dell’autore della discriminazione;
I dati personali raccolti nel procedimento di segnalazione verranno trattati nel rispetto della normativa vigente (anche in relazione alle modifiche apportate dal Regolamento Europeo 679/2016).
In particolare, l’interesse legittimo del titolare del trattamento è fornito dall’interesse al corretto funzionamento della struttura e alla segnalazione degli illeciti, mentre la base giuridica è costituita dalla normativa specifica in materia di segnalazione degli illeciti.
Per quanto concerne la conservazione dei dati, gli stessi dovranno essere tenuti sino al completo esaurimento della procedura, ferme restando le esigenze di giustizia.
La presente procedura non tutela il whistleblower nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la denuncia di cui al comma 1 ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.
Ulteriori responsabilità sono eventualmente accertate in capo al whistleblower in tutti i casi in cui non rispetti le prescrizioni di cui alla presente sezione (es. segnalazioni effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato, ecc.).
Ugualmente saranno passibili di sanzioni i soggetti che – comunque interessati al procedimento – non rispettano le prescrizioni fornite.
Sono sanzionabili le seguenti condotte:
- violazione delle misure di tutela del segnalante, come sopra riportate;
- effettuazione, con dolo o colpa grave di segnalazioni, che si rivelano infondate.
La disciplina sanzionatoria e il relativo procedimento è quella già individuata per le violazioni del modello, nel Regolamento Sanzionatorio della Società, a cui si rinvia, in riferimento ai vari soggetti interessati.
Ai fini dell’applicazione delle sanzioni, valgono altresì le regole generali e il procedimento ivi descritto
